El fax es una herramienta de trabajo imprescindible para cualquier
empresa independientemente de su tamaño. Su versatilidad reside en
la capacidad de transmitir cualquier información gráfica,
ya sean planos, fotos, dibujos o documentos de texto, a través de
una línea telefónica convencional mediante el uso de un dispositivo
apropiado (habitualmente una máquina de fax o un fax-modem
conectado a un ordenador).
No obstante, sobre todo teniendo en cuenta el avance experimentado
en el campo del tratamiento informático de documentos, esta
veterana tecnología ya se ve ampliamente rebasada en
algunos aspectos si la comparamos con los actuales sistemas de
transmisión de datos. Sus inconvenientes más destacables son:
Los documentos tienden a estar almacenados en el sistema
informático, siendo las copias en papel meras reproducciones
destinadas al archivo físico o a la presentación de informes
escritos (cada vez menos usual). Este hecho provoca que, en
el peor de los casos, para enviar un documento a su destinatario
sea preciso pasar previamente por un proceso de impresión con
el consiguiente gasto de papel y consumibles que ello representa.
Una vez se dispone de un documento en papel es necesario desplazarse
hasta la máquina de fax y proceder a su transmisión, situación
que, además de no ser cómoda, implica un gasto producido
por la llamada telefónica consiguiente.
Aunque mediante el uso de un servidor de fax se pueden
paliar parcialmente los problemas de desplazamiento físico y de
impresión previa, es inevitable que la factura telefónica se vea
incrementada cada vez que se envía un documento
La solución más obvia es sustituir, en la medida de lo posible,
el fax tradicional por otra tecnología que debe cumplir, entre
otros, los siguientes requisitos:
- Estar tan extendida como el fax en el ámbito empresarial.
- Tener una capacidad de transmisión igual o superior a la del fax.
- Tener un coste de transmisión más reducido que el telefónico.
¿ Existe esta tecnología ? La respuesta es sí; y
además seguramente ya la está utilizando en su organización:
el correo electrónico o e-mail.
Está universalmente extendida, su capacidad de transmisión
supera muy ampliamente a la del fax y los costes de transmisión,
especialmente en las líneas de banda ancha como ADSL, pueden
ser nulos.
La única dificultad radica en que, aunque es relativamente fácil
mandar un e-mail adjuntando un documento de, por ejemplo, Word
o Excel, no es tan sencillo enviar cualquier documento
que pueda ser impreso desde su ordenador. Esto sucede porque,
al contrario que las aplicaciones ofimáticas mencionadas anteriormente,
la mayor parte de las aplicaciones guardan sus archivos en formatos
propietarios (sólo pueden ser leídos por la misma aplicación
que los generó) o no permiten guardar sus informes
en absoluto. Sin embargo la práctica totalidad de los programas
permite imprimir sus resultados.
A partir de este punto es donde podemos ayudarle.
Mediante nuestro Módulo de Impresión PDF, se consigue que
Nature, y adicionalmente todos los programas con capacidad de
impresión de su ordenador, guarden sus informes, originalmente
destinados a la impresora, como archivos en formato PDF. Este
formato de archivo, al igual que sucede con Word o Excel, es universal
y puede ser leído en cualquier ordenador. Sólo nos resta adjuntar el archivo a nuestro
e-mail para que el destinatario obtenga una copia exacta al resultado
que hubiéramos conseguido en la impresora y, además, con una calidad
muy superior al evitar la degradación producida por la impresora
y el fax.
Su uso es muy sencillo: cuando se va a imprimir el documento
en cuestión, en lugar de seleccionar una impresora convencional,
se escoge la impresora especial PDF que incluye el módulo de
impresión PDF. Eso es todo; el resultado, en vez de imprimirse, se
guarda en un fichero y, si se desea, se envía en ese mismo momento
por correo electrónico.
Con este módulo solucionamos todos los problemas expuestos: ahorramos
papel y consumibles (tinta, toner, etc.), evitamos tener que desplazarnos
hasta el fax y además, en función de nuestra conexión a Internet,
nos sale gratis. ¿ Que más se puede pedir?
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